经常对个人文件夹做备份是一个好习惯，这样可以防止信息的丢失。但怎么备份个人文件夹呢？最容易想到的方法就是复制个人文件夹文件，我们可以把个人文件夹文件复制到其他地方，妥善保存。以后可以用打开个人文件夹的方法恢复丢失的信息。可是这样做挺麻烦的。更好的方法是利用Outlook的自动存档功能。(所谓“自动存档”是指Outlook的个人文件夹里放着我们收到的邮件、发出的邮件等等项目，时间长了这些项目就很多，Outlook可以每隔一段时间就检查一次个人文件夹里的存档项目。在Outlook每次启动时，它要看一看是不是到检查的时间了，如果到了，Outlook就会开始检查，如果发现有的项目到了规定的存档时间，那么Outlook就自动把它们放到存档个人文件夹里，这样就完成了个人文件夹的自动存档)

　　要使用Outlook的自动存档功能，首先要设置自动存档。

(演示区)

　　我们单击“工具”菜单的“选项”命令，进入“选项”对话框，选择“其他”选项卡，单击“自动存档”部分的“自动存档”按钮，进入自动存档对话框。我们选中第一个复选框，这样自动存档功能就打开了。在“天”文本框中输入“14”，以后每隔14天，Outlook就会自动检查一次文件夹项目。如果选中了第二个复选框，那么在每次Outlook开始自动存档检查时都会给出提示。如果选中第三个复选框，那么对于需要存档的邮件，还要检查它是否过期，如果过期了，Outlook会自动将它删除，而不是进行存档。现在我们在“默认存档文件”文本框中输入一个用于存档的个人文件夹名称，这个文件如果不存在，Outlook会自动创建，单击“确定”按钮退出“自动存档”对话框。